1. Waarom deze privacyverklaring?
Iedere gebruiker van deze applicatie (hierna “Gebruiker”) ontsluiteen bepaalde hoeveelheid persoonlijke gegevens aan verschillende partijen.Omdat u een natuurlijk persoon bent die uniek te identificeren is op basis vandeze gegevens, dient er een uitdrukkelijke toestemming gegeven te worden voor hetmogen verwerken van deze gegevens, zowel voor de club als voor KLUBS, desoftware achter deze applicatie.
Wij verwerken deze gegevens in overeenstemming met de privacywetgeving van 8december 1992 en met uitbreiding de gewijzigde GDPR wetgeving van 27 april 2016betreffende de verdere bescherming van persoonsgegevens.
Door deze applicatie te gebruiken, stem je in met de verwerking van de gegevenszoals beschreven in deze privacyverklaring. Je club heeft steeds het recht dezeprivacyverklaring te wijzigen. Iedere substantiele wijziging zal naar de Gebruikersgecommuniceerd worden en zal via de software opnieuw om een uitdrukkelijketoestemming vragen.
2. Wie is verantwoordelijk voor deverwerking van de persoonsgegevens?
2.1. Verwerkingsverantwoordelijke
De club treedt op als verantwoordelijke van de verwerkingvan persoonsgegevens. Wil je je gegevens (laten) wijzigen, dan kan dit steedsvia je contactpersonen binnen de club of via je eigen profiel. De club heeft demogelijkheden die noodzakelijk zijn binnen de GDPR wetgeving om je gegevens tewissen, te exporteren uit het platform en te wijzigen indien nodig.
2.2. Verwerkers
KLUBS treedt op als verwerker van de gegevens en kan zelfniets wijzigen in profielen zonder uitdrukkelijke toestemming van de verwerkingsverantwoordelijke.KLUBS treedt op als technische partij om de software te onderhouden en verzameltbijgevolg op haar servers de noodzakelijke persoonsgegevens om het platformdraaiende te houden. Ook bij rechtstreekse toegang tot bepaalde gegevens zalKLUBS steeds om goedkeuring vragen van de verwerkingsverantwoordelijke.
3. Grond van verwerking
Wij verwerken je gegevens op basis van uitdrukkelijketoestemming (opt-in na registratie of aanmaak account). Wanneer declubverantwoordelijke gegevens in je profiel zelf wijzigt of aanvult, doen zijdit enkel op eigen verantwoordelijkheid en uitgaande van toestemming van deGebruiker. Indien er bijvoorbeeld een officieel lidmaatschap metgebruikersvoorwaarden bestaat tussen de club en de Gebruiker, kan dit bijkomendals grond van verwerking gezien worden om het clubbeheer mogelijk te maken.
4. Welke gegevens worden verwerkt?
KLUBS zal zelf enkel de noodzakelijke gegevens verwerken omje toegang tot het platform te kunnen garanderen. Dit zijn de volgende velden:e-mailadres, naam & voornaam, wachtwoord. Alle bijkomende informatie in hetprofiel kan door de verwerkingsverantwoordelijke en door de Gebruiker zelfaangevuld worden. Aangezien de club zelf onbeperkte profielvelden kan bijmaken,kan dit gaan om allerhande informatie. De verwerkingsverantwoordelijke verbindtzich er echter toe enkel de noodzakelijke gegevens op te vragen die relevantzijn voor de verwerking van de gegevens van het lidmaatschap van de Gebruiker(bv. Contactgegevens, bedrijfsgegevens, geboortedatum, geslacht, nationaliteit,profielfoto, …)
Persoonsgegevens kunnen enkel opgevraagd worden na de uitdrukkelijkegoedkeuring die gevraagd wordt bij het eerste gebruik van het platform.
5. Voor welke doeleinden worden mijngegevens verwerkt
KLUBS en de verwerkingsverantwoordelijke verzamelen jepersoonsgegevens enkel en alleen voor het optimaliseren van het ledenbeheer,het inzichtelijk maken van de ledenprofielen en het registreren voor activiteitenof lidmaatschappen. Deze verwerking wordt dan ook aanzien als essentieel voor eenoptimale werking van de club te kunnen garanderen.
Je gegevens worden verwerkt voor volgende doeleinden:
- Om de Gebruiker toegang te verlenen tot hetplatform
- Om de lidmaatschappen en toegangen van deGebruiker te kunnen beheren en configureren
- Om de Gebruiker te laten registeren opactiviteiten
- Om de Gebruiker in contact te laten komen metandere Gebruikers
- Om een efficiënte en vlotte werking van de clubte kunnen garanderen
Bij gebruik van de applicatie kunnen gebruikerslogs geregistreerd worden dieaangeven wanneer en hoe de Gebruiker de toepassing gebruikt heeft. Deze wordenenkel ingezet voor statistische doeleinden en worden geenszins gebruikt omGebruikers te confronteren met hun surfgedrag.
6. Wie verwerkt je persoonsgegevens alssubverwerker
Je gegevens worden enkel verwerkt voor intern gebruik. KLUBSkan echter gebruik maken van subverwerkers voor de optimale werking van detoepassing. Hiervoor wordt echter toegezien dat je gegevens niet naar onbekendeverwerkers buiten de EU wordt verstuurd. Bij goedkeuring van dezeprivacyverklaring, verklaar je je ook akkoord met de verwerking door volgendesubverwerkers:
- Combell – hosting van database & applicatie.Retentie onbeperkt zolang KLUBS deze partij inschakelt voor de hosting.
- Mailgun – transactionele mailing, verkrijgtenkel mailadres + html mail, met een maximale retentie van 3 dagen.
- Yuki / ExactOnline / Mollie – indien er koppelingenzijn via de API’s, verwijzen we naar de verwerkingsvoorwaarden van dezepartijen aangezien de club hier steeds een rechtstreekse overeenkomst mee sluit
KLUBS neemt de nodige legale en technische voorzorgsmaatregelen om onrechtmatiggebruik van de applicatie te vermijden. In het geval van een data breach zalKLUBS alles in het werk stellen om de gegevens zo snel en goed mogelijk te beschermenen verder misbruik te voorkomen. Je wordt als Gebruiker hier dan ook meteenover ingelicht zoals dit bij wet voorgeschreven staat.
7. Hoe lang worden je gegevens bewaard?
Je gegevens worden verwerkt zolang dit noodzakelijk geachtwordt voor de werking van de club. Wanneer de Gebruiker geen lid meer is, kan dezeer zelf voor kiezen de gegevens onverwijld en onmiddellijk te verwijderen.Zoniet, worden de gegevens standaard nog 1 jaar bewaard voor doeleinden vanmarketing en heractivatie.
8. Welke rechten heb ik als Gebruiker?
8.1 Legitieme verwerking en bescherming van gegevens
Je gegevens worden steeds rechtmatig en legitiem verwerktzoals omschreven in artikel 5. Ze worden verwerkt in een beveiligde enrelevante omgeving en worden niet langer dan noodzakelijk bewaard in deapplicatie.
8.2 Recht tot toegang tot gegevens
Indien je dit wenst kan een Gebruiker recht tot toegang van diensgegevens opvragen. Uiteraard kan dit zelf via het profiel waar de gegevensmogelijkerwijs door de Gebruiker beheerd kunnen en gekopieerd kunnen worden. Daarnaastheeft de Gebruiker ook het recht om een overzicht van alle verwerkte gegevensaan te vragen bij de verwerkingsverantwoordelijke. Deze zal bijgevolg eenoverzicht bezorgen van alle verwerkte gegevens, inclusief lidmaatschappen enaanwezigheden op activiteiten. De verwerkingsverantwoordelijke verbindt zich ertoe dergelijke aanvragen binnen redelijke termijn (1 week) te verwerken.
8.3 Recht to correctie van gegevens
Foutief verwerkte gegevens kunnen zowel door de Gebruikerals de verwerkingsverantwoordelijke aangepast worden in de toepassing.
8.4 Recht om vergeten te worden
Iedere Gebruiker heeft steeds het recht om vergeten teworden in de toepassing en database. Hiervoor zijn verschillende regels van toepassing,waarbij een dergelijke aanvraag steeds door de clubverantwoordelijkegoedgekeurd dient te worden. Het verwerken van gegevens kan immers een noodzaakzijn om een lidmaatschap te kunnen verderzetten. Onder volgende assumpties kaneen Gebruiker zijn gegevens laten verwijderen:
- Er is geen verdere rechtsgrond voor deverwerking van gegevens, bv. na afloop van lidmaatschap of uitschrijving uit declub
- Het intrekken van de uitdrukkelijke toestemmingdie eerder gegeven werd op deze privacyverklaring
- Wanneer de data onrechtmatig verwerkt ofverkregen is
- Wanneer de wetgever eist dat de gegevensverwijderd worden
In geval van verwijdering van gegevens, behoudt KLUBS zichhet recht om de namen van de personen te herleiden tot initialen en demailadressen te limiteren tot het formaat a*****@g****.c**(zijnde alexander@gmail.com) om zo statistiekenen bewijzen van verwijdering te kunnen aantonen. Alle andere persoonsgegevensworden niet geanonimiseerd, maar wel verwijderd.
9. Hoe kan ik mijn rechten uitoefenen?
In het platform kan de gebruiker via het profiel / Privacy Toolboxdiens rechten uitoefenen. Indien dit niet lukt, kan ook steeds contactopgenomen worden met de clubbeheerder.
10. Klachten
In geval van klachten over de verwerking van depersoonsgegevens door KLUBS of de club zelf, kan de Gebruiker een klachtneerleggen bij de gegevensbeschermingsauthoriteit via https://www.privacycommission.be
11. Data Protection Officer
KLUBS wordt hierin bijgestaan door een gecertificeerde DataProtection Officer. Deze kan ook steeds geconsulteerd worden via dpo@klubs.be. De verwerking van gegevens werd tevensaangemeld bij de gegevensbeschermingsauthoriteit van België.